Modèle de plan d'intégration d'un nouvel employé

Si les entreprises n’hésitent pas à investir dans leur processus de recrutement, elles ont parfois tendance à négliger l’intégration du nouveau collaborateur si soigneusement sélectionné. Pourtant, l’intégration des recrues est la dernière étape d’un recrutement réussi. Afin de faciliter l’intégration de votre nouvel employé, nous vous proposons un modèle de plan d’intégration.

Modèle plan d’intégration nouvel employé : dans quel but ?

Trouver le bon candidat pour un poste ne suffit pas, il faut également l’accompagner pour qu’il prenne son poste dans les meilleures conditions. Il doit être mis en position de réussite. Cette mise en condition favorable aura également un impact sur l’image de votre entreprise et facilitera la fidélisation du collaborateur qui se sent alors le bienvenu. Cela est d’autant plus important que 22 % du turn-over s’opère dans les quarante-cinq premiers jours de la prise de fonction.

Pour que la dernière étape du processus de recrutement soit une réussite, l’entreprise établir un réel plan d’intégration. On parle même d’onboarding.

Il s’agit de présenter au nouvel arrivant l’entreprise, ses équipes et sa culture c’est-à-dire faciliter la prise de contact avec son nouvel environnement professionnel de manière générale. Ce parcours de présentation devra nécessairement inclure l’équipe qu’il va rejoindre. De même, un panorama complet de son poste et de ses missions sera fait.

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Quelles sont les étapes clés ?

L’intégration du nouveau salarié ne s’improvise donc pas. Il est essentiel d’anticiper son arrivée et de construire un véritable plan d’intégration. Vous pouvez même créer un livret d’accueil l’entreprise pour facilité l’intégration des nouveaux arrivants.

Préparer l’arrivée

Avant l’arrivée du nouvel employé, il est nécessaire d’avertir ses futurs collègues de la date de son arrivée. Cela permettra d’éviter toute mauvaise surprise ou malaise. Cette information peut être faite par mail à l’attention de toute l’équipe par exemple.

De même, l’ensemble des services pouvant être concernés par cette arrivée devront être informés au préalable. Ce sera notamment le cas des ressources humaines, de la comptabilité, mais aussi du service informatique entre autres.

Préparer l’espace de travail

Lorsque le nouveau collaborateur va s’installer à son poste de travail, il est important qu’il ait tout le matériel nécessaire à sa disposition. N’hésitez pas à demander aux personnes occupant les mêmes fonctions ou des fonctions similaires, les éléments à prendre en compte. Vous serez alors certains de rien avoir oublié.

Par exemple, il doit avoir à sa disposition les fournitures de bureau, les habilitations informatiques adéquates à son activité et la documentation relative à son poste.

Régler les détails administratifs

Certaines démarches administratives doivent impérativement être validées avant la prise de poste du nouvel arrivant :

• la signature du contrat de travail ;
• la fourniture d’un RIB pour le paiement du salaire ;
• la justification des diplômes ;
• la transmission des certificats de travail des employeurs précédents ;
• la mention des personnes à prévenir en cas d’urgence ;
• la proposition de la mutuelle d’entreprise.

Organiser un parcours d’intégration

Le premier jour

Quand on sait que 4 % des nouveaux embauchés quittent leur poste le premier jour, on comprend aisément que la première impression laissée par l’entreprise doit être la bonne.

Afin de faciliter l’intégration de votre nouveau collaborateur, il peut être opportun d’organiser un moment convivial avec l’ensemble de l’équipe comme un petit déjeuner par exemple. Cela permettra de le mettre en confiance. Vous pourrez alors lui communiquer les documents nécessaires à sa prise de poste avant de faire avec lui le tour des locaux. Vous penserez à lui indiquer les lieux de pauses, de restauration ainsi que les sorties de secours.

Pour la pause déjeuner, un repas avec toute l’équipe est également un bon moyen de créer du lien.

De plus, pour permettre au nouvel employé de s’imprégner de la culture de l’entreprise, de son image et de ses valeurs, une présentation pourra lui être remise sous la forme que vous jugerez la plus appropriée (PowerPoint, vidéo, flyer, etc.).

Pour conclure cette première journée, un bref entretien de débriefing peut être apprécié afin de faire part de vos premières impressions réciproques. Il sera aussi possible de reprendre posément les missions qui lui seront confiées ainsi que ses objectifs et leurs échéances. N’hésitez pas à lui rappeler que vous restez disponibles pour répondre à ses questions.

La nomination d’un mentor

Une autre façon d’accompagner le nouveau collaborateur dans sa prise de poste est de lui désigner un tuteur. Celui-ci doit accepter volontairement ce rôle.

Toutefois, pour que ce mode de transmission de savoir-faire puisse être mis en place, il faut déjà avoir en interne une personne disposant des compétences et de l’expérience suffisante. Cette mission de tutorat peut être assez chronophage pour le mentor.

Le suivi de l’intégration : les 6 à 9 mois suivants la prise de poste

Le parcours d’intégration ne doit pas s’arrêter au premier jour de l’entrée en fonction. Il est donc nécessaire de prévoir des points réguliers au cours des premiers mois du nouveau collaborateur afin de s’assurer du bien-être de ce dernier et de ne pas impacter la gestion des chantiers.

Cela pourra être l’occasion de réaliser un rapport d’étonnement et de vérifier qu’il acquiert les compétences attendues.

La période d’essai est une période cruciale au cours de laquelle le nouveau salarié doit se sentir épaulé. Un entretien de bilan devra être réalisé à la fin de celle-ci afin de motiver votre collaborateur dans la poursuite de ses efforts.

Le modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé que nous venons de vous présenter peut être adapté en fonction du poste visé mais aussi des besoins de l’entreprise. Prenez le temps de bien préparer l’arrivée de votre nouveau salarié et n’hésitez pas à faire une to do list pour ne rien oublier.