Pourquoi avoir une gestion électronique des documents ?
Avec pour objectif d’améliorer la gestion des documents en entreprise, la GED s’appuie sur des outils numériques. Au travers de la dématérialisation, elle englobe toutes les tâches relatives à la création de documents, mais aussi l’archivage et le stockage. Elle simplifie le travail des différents services avec des solutions accessibles à tous. S’il faut former ses collaborateurs, elle ne manque pas d’atouts. Gain de temps et de productivité sont irrémédiablement au rendez-vous.
Une gestion électronique des documents pour réduire les coûts
Avec la GED, l’encre et le papier deviennent obsolètes. Il en découle une réduction considérable des coûts d’impression et notamment sur l’achat des consommables. Le format papier disparaît petit à petit au profit de la gestion électronique des documents et son système de données entièrement informatisé.
Les bureaux ne sont plus recouverts par des piles de feuilles, offrant ainsi un gain de place et de confort. Les salles dédiées au stockage de classeurs ne sont plus nécessaires. Pas besoin de réaliser de multiples copies. Chaque document est mis à disposition de tous les collaborateurs sur le réseau de l’entreprise.
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L’amélioration de la productivité grâce à la GED
Si la recherche de documents papier peut être particulièrement laborieuse, la solution proposée par la GED s’avère bien plus rapide. Le processus de numérisation offre un véritable gain de temps. Les informations sont immédiatement accessibles et limitent grandement les pertes de temps. Il est possible de trouver un document en quelques secondes à l’aide d’un logiciel de recherche. Vous gagnez en productivité dans toutes les tâches quotidiennes. La mise à disposition des documents électroniques en commun facilite le travail collaboratif. Avec un système d’archivage électronique, le temps de recherche est réduit et votre efficacité accrue. Les avantages de la GED se répercutent également sur les clients avec un délai d’attente raccourci pour le traitement de leurs demandes.
GED et gestion clients
Le logiciel de gestion électronique des documents inclut différentes solutions numériques. On y retrouve notamment un outil dédié à la facturation. Clients et collaborateurs disposent de différents accès pour consulter les documents en quelques clics. À la suite de leur envoi ou réception, les factures sont transmises à la comptabilité pour archivage.
Le système permet de remplir et envoyer divers formulaires directement en ligne. Au travers d’un compte, il est possible de télécharger les documents ou de les modifier. Les collaborateurs de l’entreprise peuvent alors approuver ces derniers et vérifier les pièces justificatives depuis n’importe quel support n’importe où.
Si la GED permet de gagner du temps dans le processus de gestion client, elle limite également le risque d’erreur. Toute modification est grandement simplifiée avec un historique complet des échanges avec vos clients.
Gestion électronique des documents : une communication optimale entre collaborateurs et partenaires
En interne, le logiciel GED est un outil indispensable pour les responsables des ressources humaines. Le dossier de chaque salarié réunit tous les documents le concernant. Il est ainsi possible de signer électroniquement les différents contrats de travail ou autres. Le système de gestion administrative est amélioré et gagne en rapidité dans le traitement des dossiers. Tous les documents sont classés, cryptés et horodatés. Ils peuvent être partagés d’un simple clic pour les rendre accessibles via un envoi par email ou pour signature électronique.
Une sécurité accrue des informations
Contrairement aux papiers, la numérisation des documents de la GED empêche leur détérioration ou leur perte. Ils peuvent être mis à jour et archivés en parfaite sécurité. Toutes les modifications sont encadrées par un système d’autorisations pour un contrôle optimal des documents. Ils restent accessibles à tout moment sous format protégé.
En plus d’être sécurisés, les documents disposent d’une sauvegarde automatique régulière et les accès sont paramétrables selon vos besoins. Certains peuvent rester confidentiels ou être consultables. Il ne tient qu’à vous d’appliquer les filtres adaptés pour que seuls les salariés autorisés puissent lire tel ou tel document. De la même manière, vous sélectionnez ceux qui peuvent apporter des modifications et accorder les accès.
La dimension écologique de la gestion électronique des documents
Parmi les avantages de la gestion électronique des documents, on retrouve l’aspect environnemental de la dématérialisation. En effet, le zéro papier est une démarche bénéfique pour la planète et un véritable enjeu d’amélioration pour les entreprises. En moyenne, un employé utilise environ 2 500 feuilles de papier par an en France. La GED participe à la préservation de l’environnement en réduisant le recours au format papier. Il en découle une stratégie d’entreprise plus verte sur le long terme qui joue également un rôle sur votre image.
La solution logicielle GED participe à l’évolution des entreprises. Les outils électroniques proposés passent par la dématérialisation des documents pour améliorer leur gestion et leur organisation. Les collaborateurs gagnent ainsi en efficacité dans leur quotidien. Gain de temps, de productivité, de sécurité et de communication, la GED va de pair avec la transformation numérique des entreprises.
Pour un artisan indépendant, elle représente un outil indéniable dans l’organisation de l’activité. Besoin de conseils en matière de gestion ? Notre livre blanc aborde différentes solutions pour vous épauler.
